Termo de Certificação de Sustentabilidade
A empresa Evento Sustentável tem o prazer de anunciar o lançamento de seu serviço de Certificação de Sustentabilidade em parceria com a ABRACE – Associação Brasileira de Cenografia e Estandes, voltado para empresas de montagem de estandes e cenografia do setor de eventos.
Nos dias de hoje, as empresas não podem mais se dar ao luxo de ignorar a questão da sustentabilidade em suas operações. Os consumidores, cada vez mais conscientes, esperam que as empresas demonstrem seu compromisso com a proteção do meio ambiente e a responsabilidade social. Nesse contexto, a certificação de sustentabilidade é uma ferramenta essencial para que as empresas demostrem seu compromisso com a causa.
A Certificação de Sustentabilidade da Evento Sustentável® para Empresas de Montagem de Estandes e Cenografia é baseada na norma ISO 20121, um Sistema de Gestão de Sustentabilidade em eventos que estabelece requisitos para que as empresas implementem práticas sustentáveis em seus eventos e operações, com foco em garantir que os eventos sejam planejados e executados de forma a minimizar seu impacto ambiental e social.
O sistema de gestão deve levar em conta os requisitos legais, bem como a política, objetivos e metas da organização, além de considerar as partes interessadas e a melhoria contínua.
Ao implementar os requisitos da certificação, as empresas podem reduzir o uso de energia e recursos, minimizar o desperdício e as emissões de carbono, promover práticas justas de trabalho e respeitar a diversidade cultural e social, além de promover a transparência e a responsabilidade social. A certificação de sustentabilidade é um selo de garantia para os clientes, parceiros e colaboradores de que a empresa está empenhada em agir de forma responsável em relação ao meio ambiente e à sociedade.
A Evento Sustentável® e a ABRACE acreditam que a sustentabilidade é a chave para o sucesso no setor de eventos. Ao oferecer essa certificação de sustentabilidade, ambas as organizações estão contribuindo para a construção de um mundo mais justo e equilibrado, ao mesmo tempo em que promovem o desenvolvimento sustentável do setor de eventos.
OBJETIVO
O objetivo do presente documento é fornecer informações detalhadas sobre os procedimentos de avaliação e certificação, bem como em relação aos direitos e deveres daqueles que venham a ter seus sistemas de gestão de sustentabilidade certificados.
DEFINIÇÕES
Para a utilização do presente regulamento se aplicam as seguintes definições:
GENERALIDADES
As disposições estabelecidas neste documento são partes integrantes do processo de avaliação da conformidade para a certificação de sistemas de gestão de sustentabilidade para empresas de cenografia e montagem, descrevendo os procedimentos, ações e compromissos para obtenção da certificação.
Os serviços de certificação são acessíveis a todas as organizações de cenografia e montagem que o requeiram, independentemente do tipo, tamanho ou de sua vinculação a ABRACE.
A Evento Sustentável® se compromete a manter a imparcialidade em todos os processos de solicitação de certificação. Os critérios sob os quais fornecemos nossos serviços de certificação são aqueles constantes de normas apropriadas para essa finalidade.
A Evento Sustentável® limita os requisitos de certificação aqueles especificamente relacionados aos aspectos do sistema de gestão e aos escopos considerados.
REALIZAÇÃO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO
Para obter a certificação, basta que as empresas do setor de eventos estejam alinhadas à requisitos mínimos de sustentabilidade ESG. Com o amadurecimento de suas práticas sustentáveis, as empresas serão avaliadas em várias áreas críticas, incluindo planejamento e gestão das operações, envolvimento das partes interessadas, gestão de resíduos, consumo de energia e água, transporte, uso de materiais sustentáveis e muito mais.
A equipe de especialistas da a Evento Sustentável® usará uma abordagem holística para avaliar o desempenho de uma empresa em relação aos requisitos da certificação.
As empresas serão avaliadas em 3 eixos tendo como premissas alguns critérios ESG – Meio Ambiente, Social e Governança.
Nesse eixo serão consideradas as práticas de sustentabilidade que a empresa realiza internamente. Serão avaliados quesitos quanto às pessoas e recursos humanos, os processos de sustentabilidade, materiais utilizados na empresa, consumo de energia, emissão de CO2 e gestão dos resíduos.
Serão verificados os projetos que a empresa oferece ao mercado quanto aos quesitos de pessoas, energia e resíduos.
Na operação de montagem e desmontagem dos estandes e projetos serão consideradas questões de recursos humanos, processos de montagem e desmontagem, materiais utilizados, energia e resíduos.
COMO BUSCAR A CERTIFICAÇÃO
A certificação de sustentabilidade poderá ser realizada por qualquer tamanho de empresa. E se tratando de sustentabilidade qualquer passo é um passo. O que deve-se ter como meta é dar o primeiro passo e pensar e agir para o próximo passo. As observações mostram que a grande maioria das empresas já tem alguma prática de sustentabilidade, mas na maioria das vezes não sabe disso.
O processo de certificação se inicia com um questionário (Formulário de Solicitação de Pré Avaliação de Certificação) para que possamos avaliar se sua empresa está relativamente preparada. Essa etapa é importante para que você possa entender o que precisa fazer para preparar sua empresa para certificação antes de investir na certificação propriamente dita.
Essa etapa de Pré Avaliação tem um investimento de R$ 300. Para as empresas associadas da ABRACE essa etapa somente terá custo se houver a necessidade de uma 2ª Solicitação de Pré Avaliação.
Se verificarmos que sua empresa está apta a buscar a certificação, receberá o “Formulário de Solicitação de Certificação” para dar início ao processo. Caso seja constatado que sua empresa precisará de ajustes para buscar a certificação, iremos orientá-lo para procurar uma consultoria para ajudá-lo nesse processo.
No entanto, se você estiver seguro que sua empresa já está apta para buscar a certificação, basta preencher o “Formulário de Solicitação de Certificação”.
Após, será dado o início ao processo de certificação, que para associado ABRACE tem um valor fixo de investimento de taxa de adesão de R$ 550,00 mais 12 parcelas de R$ 183,00.
Vale lembrar que o preço de uma certificação pode variar em função do tamanho da empresa, do esforço de certificação, da quantidade de auditorias necessárias e outros, mas que para o associado ABRACE foi definido um valor fixo que representa um desconto de aproximadamente 40% sobre o menor valor de certificação em comparação com a certificação para empresas não associadas à ABRACE.
A partir desse momento, sua empresa poderá usar o selo provisório de certificação “Em Processo de Certificação” em suas comunicações, conforme orientação do “Manual de Utilização dos Selos”.
O processo de certificação tem o modelo de Certificação por Conformidade e acontece com o preenchimento de um questionário contendo itens nas áreas Ambiental, Social e de Governança.
Conforme explicado anteriormente, cada um desses eixos é avaliado no âmbito da empresa, nos projetos que a empresa oferece a seus clientes e nas operações de montagem e desmontagem de um estande ou cenografia.
O processo de certificação pode durar no máximo até 2 meses, tempo necessário para que sua empresa prepare e envie as informações solicitadas.
Ao recebermos as informações, nós iremos avaliar se as informações estão de acordo ou não, solicitar documentos comprobatórios e agendar a avaliação que pode acontecer na empresa solicitante ou durante a operação de montagem e desmontagem de um evento que a solicitante participe.
Caso a documentação não esteja de acordo, ou nas vistorias sejam identificadas informações em “Não Conformidade”, será dado mais 1 mês de prazo para que as informações sejam corrigidas e agendadas novas vistorias.
Para os associados ABRACE as vistorias têm um custo de R$ 450, mais custos de deslocamentos e estacionamento quando for o caso.
IMPORTANTE
Se ao final desse prazo ainda forem verificadas incorreções nas informações ou mesmo informações faltantes, o processo de certificação e os pagamentos serão suspensos, e a empresa pretendente deverá se preparar e entrar com uma nova solicitação, gerando assim um novo processo e novo investimento.
Após a avaliação da Documentação e estando tudo em conformidade, é outorgada a Certificação e o Selo Anual de Empresa Certificada.
Alguns critérios utilizados na análise de certificação
No âmbito da empresa
- Utilização de EPI
- Trabalho não escravo ou infantil
- Consumo de recursos naturais
- Gestão resíduos
No âmbito do Projeto ao cliente
- Materiais utilizados
- Uso de energia no stand
- Gestão e resíduos
No âmbito da Montagem e Desmontagem
- Utilização de EPI
- Práticas sustentáveis
- Gestão de resíduos no estande
- Transporte utilizado para materiais e equipe
AUDITORIA INICIAL PARA CERTIFICAÇÃO
A auditoria inicial é realizada em duas fases:
- Auditoria fase 1 – realizada na empresa solicitante
- Auditoria fase 2- realizada em algum evento onde o solicitante esteja realizando serviços.
PROGRAMA DE AUDITORIA
Um programa de auditoria para o ciclo completo de certificação é elaborado para identificar claramente as atividades de auditoria necessárias para demonstrar que o sistema de gestão do cliente atende aos requisitos para certificação das normas selecionadas ou outros documentos normativos.
PLANO DE AUDITORIA
Em tempo hábil, antes da data da auditoria, é encaminhado para a organização o plano de auditoria contendo o cronograma das atividades a serem desenvolvidas nas instalações da organização e os nomes dos componentes da equipe auditora.
Qualquer ressalva em relação ao contido no plano de auditoria deve ser comunicada formalmente a Evento Sustentável®, num prazo máximo de dois dias úteis, após o recebimento. Findo este prazo, o mesmo será considerado aceito.
Estando de acordo com as condições estabelecidas a organização deve: -designar um responsável que irá acompanhar a equipe auditora durante toda a auditoria; -permitir o fácil acesso da equipe auditora às instalações, ao pessoal e aos registros para que se possa comprovar a efetiva operacionalização do sistema.
Auditoria fase 1
Os objetivos da fase 1 são:
a) analisar criticamente a informação fornecidas pelo solicitante;
b) avaliar as condições específicas do cliente e discutir com o pessoal do cliente, a fim de determinar a preparação para a fase 2;
c) analisar criticamente a situação e a compreensão do cliente quanto aos requisitos da certificação;
d) analisar criticamente os detalhes da fase 2;
As constatações da auditoria são comunicadas a organização.
Auditoria Fase 2
O objetivo da auditoria fase 2 é avaliar a implementação da sustentabilidade nas operações da empresa solicitante, especificamente nas etapas de montagem e desmontagem dos serviços realizados em um determinado evento.
CONCESSÃO DA CERTIFICAÇÃO
Aprovado o processo, é emitido o certificado de conformidade para Organização.
RECLAMAÇÕES
As organizações solicitantes ou certificadas podem formalizar reclamações, em relação aos nossos serviços de certificação, bem como todas as partes interessadas (terceiros) no processo de certificação podem formalizar comentários e/ou reclamações, em relação à organização certificada.
Essas reclamações devem ser encaminhadas diretamente à Evento Sustentável®.
A Evento Sustentável® deve determinar, junto com a organização certificada e o reclamante, se ele deve tornar público o assunto da reclamação e sua solução e, se assim for, em que extensão.
REFERÊNCIA À CERTIFICAÇÃO E AO USO DO SELO “EM PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO – EVENTO SUSTENTÁVEL” E “CERTIFICADA – EVENTO SUSTENTÁVEL”
A organização certificada deve seguir corretamente todas as condições estabelecidas no documento “Manual de uso do certificado e da marca Evento Sustentável®”, disponibilizado. O uso do certificado e da marca serão objetos de verificação em auditorias subsequentes.
O uso do selo e marca é limitado à pessoa jurídica e não pode, sem permissão expressa do Evento Sustentável®, ser transferido a terceiros ou sucessores, ou ainda ser motivo de negócio, venda ou qualquer tipo de ação legal.
O selo e a marca Evento Sustentável® deve ser reproduzida e apresentada somente no formato integral e original. A organização é responsável por qualquer uso indevido da marca e á sua condição de certificação.
Em caso de suspensão ou cancelamento de sua certificação, a organização deve deixar de usar a marca e interromper o uso de todo o material publicitário que faça referência certificação.
O manual estabelece as possibilidades de aplicação dos selos, malha construtiva, área de proteção, tipografia, cores e tamanhos a serem seguidos.
COMPROMISSOS DAS ORGANIZAÇÕES
As organizações, além de cumprir com o estabelecido no presente Termo, se comprometem a:
- fornecer as informações e documentos requeridos para a solicitação da certificação e realização das auditorias no processo de certificação;
- prover evidencias do atendimento aos requisitos estabelecidos na certificção e demais requisitos legais durante a vigência do Certificado;
- prover recursos necessários para permitir a condução de auditorias solicitadas, assegurando a eficiência e eficácia dos processos;
- permitir a equipe de auditores acesso aos documentos, dados, assim como às instalações onde se realizam as operações estabelecidas no escopo objeto da certificação;
- cumprir com os prazos acordados nas auditorias, nas ações corretivas e sanções acordadas;
- cumprir com os termos estabelecidos no presente Termo de certificação;
- comunicar as informações relacionadas com o uso de consultoria relativa ao sistema de gestão;
- manter registros de todas as ações corretivas tomadas e disponibilizá-las sempre que solicitado;
- avaliar, manter e melhorar o sistema de gestão implementado, bem como assegurar a conformidade legal e a conformidade com os requisitos da norma aplicável;
- comunicar ao qualquer alteração relevante no sistema de gestão e atividades implementadas;
- permitir a presença dos representantes da auditoria da Evento Sustentável quando solicitado por este, na realização de auditorias na organização e em eventos e/ou projetos realizados pela solicitante;
- manter absoluto sigilo sobre a metodologia do processo de certificação e/ou a documentos que tiver acesso.
CONFIDENCIALIDADE
Visando proteger os direitos de propriedade da organização, a Evento Sustentável® trata as informações a que tem acesso durante e após as atividades de certificação como estritamente confidenciais e não as revela a terceiros, sem prévio consentimento por escrito da organização, exceto quando for requerido pela legislação do País ou por acordos contratuais (por exemplo com o Organismo de Acreditação).
Toda a equipe que participa direta ou indiretamente do processo de certificação, firma um termo de compromisso, intitulado “Código de Ética”, o qual contém questões de conflito de interesses, regras de conduta e manutenção da confidencialidade de todas as informações obtidas ou geradas durante a realização das atividades do Evento Sustentável®, exceto se requerido por lei.
Ainda, ao tomar ciência desse Termo a empresa solicitante entende o processo de Certificação aqui exposto é de exclusiva autoria da empresa Evento Sustentável® e se compromete a manter absoluto sigilo a respeito de todo o processo de Certificação e mesmo sobre toda a documentação a que tiver acesso. Ainda se responsabiliza pela manutenção do sigilo e confidencialidade por parte de todos seus funcionários que tiverem acesso ao processo de Certificação.
RESPONSABILIDADE LEGAL
Exceto no caso de negligência devidamente comprovada, a Evento Sustentável® não será responsável por quaisquer perdas ou danos causados na instalação da organização durante a execução das auditorias ou outros serviços.
A Evento Sustentável® não pode ser responsabilizado pela organização ou por terceiros (consumidores), envolvidos com organização, quando do não cumprimento das cláusulas contratuais ou pela falta de informações prestadas sobre o objeto da certificação, por parte da organização certificada.
A empresa solicitante da Certificação declara estar ciente de que o “Não “Cumprimento” de quaisquer cláusulas desse presente Termo implicará em suspensão do processo de certificação abrindo mão de possíveis ressarcimentos de valores já pagos, e ainda em caso de quebra de sigilo, sujeitando a ressarcimento de perdas e danos à empresa Evento Sustentável.